Email là một công cụ trao đổi công việc rất hiệu quả . Những cuộc gặp gỡ giao tiếp rất dễ dàng “ lời nói gió bay “ và không phải lúc nào chúng ta cũng gặp mặt nhau trực tiếp được. Vì vậy các bức thư bằng Email sẽ hỗ trợ cho việc trao đổi những thông tin có tính chính xác,nhiều dữ liệu và cần lưu trữ như các kế hoạch , báo cáo , lịch trình một cuộc họp...
Hiện nay , cho dù bạn không làm việc tại một công ty nước ngoài thì cũng không có nghĩa công ty của bạn không bắt tay với một công ty nước ngoài khác . Vì vậy sử dụng email bằng tiếng Anh dần trở thành một kỹ năng tất yếu nếu bạn làm việc trong môi trường kinh doanh .
Viết một email bằng tiếng Anh không khó, bạn chỉ cần nắm các cấu trúc, mẫu câu thông dụng của một bức email chuẩn cùng với một vốn từ vựng tiếng anh cơ bản là hoàn toàn có thể làm chủ kỹ năng này .
Trên thế giới hiện có khoảng 1,3 tỉ người đang sử dụng email và 210 nghìn tỉ email được gửi đi mỗi ngày .
CẤU TRÚC
Trong thực tế để thuận tiên và nhanh chóng cấu trúc của bức email có thể lược bỏ nhiều phần và trở nên đơn giản hơn . Nhưng đây là một cấu trúc chuẩn , đủ lịch sự để bạn gửi cho đối tác hoặc khách hàng mới .
TIÊU ĐỀ EMAIL
1.GREETING ( Chào hỏi )
2.OPENING COMMENT ( Lời nói đầu )
3.INTRODUTION ( Giới thiệu )
4.MAIN POINT ( Nội dung chính )
5.CONCLUDING SENTENCE ( Kết thúc Email )
6.SIGNING OFF
CÁC MẪU CÂU THÔNG DỤNG
1.GREETING – CHÀO HỎI
|
Dear Sir or Madam Dear Mr. …./ Ms…Họ….. Dear/ Hi ….Tên riêng…. |
Nếu bạn không biết tên người nhận Nếu bạn biết tên người nhận, nhưng không thân Nếu đó là người bạn biết và có quan hệ thân thiết
|
Các nhà tuyển dụng tiết lộ họ sẽ đánh rớt từ ngoài vòng " giữ xe " những email xin việc không có tiêu đề .
2.OPENING COMMENT – LỜI MỞ ĐẦU
Đây thường là câu hỏi thăm người nhận về tình hình hiện tại của họ như sức khỏe , công việc ,…hoặc để cảm ơn về các bức thư trước .
Nếu nội dung của bức thư là sự hồi đáp , thì bạn nên dùng “Thanks” để bày tỏ sự cảm kích .
VD :
Khi gửi thư trả lời một ứng viên ứng tuyển vào công ty bạn , bạn có thể viết :
Thank you for contacting us - Cảm ơn vì đã liên lạc tới công ty chúng tôi .
Khi một người trả lời bức thư mà bạn gửi cho họ :
Thank you for your prompt reply - Cảm ơn vì đã sự hồi đáp ngay của bạn .
Một số ví dụ khác
|
Thank you for your e-mail of March 15. In reply to your request … Thank you for your e-mail regarding … |
Cám ơn e-mail bạn gửi ngày 15 tháng 3. Tôi xin trả lời về yêu cầu của bạn… Cám ơn e-mail của bạn về việc…
|
3.INTRODUTION - GIỚI THIỆU
I am writing to inform you that/ to confirm/ to request/to enquire about
Tôi viết e-mail nhằm thông báo với bạn rằng / xác nhận / yêu cầu / hỏi thăm về
I am contacting you for the following reason…
Tôi liên hệ với bạn vì…
I recently read/heard about ….. and would like to know ….
Gần đây tôi được biết rằng…. và tôi muốn biết…
4.MAIN POINT – NỘI DUNG CHÍNH
Phần nội dung chính của email thường là để thông báo, yêu cầu, đưa ra đề nghị, cảm ơn hay than phiền …. Mỗi nội dung này đều có một số mẫu câu thông dụng .
Giving good news – Thông báo tin tốt
|
We are pleased to announce that… I am delighted to inform you that .. You will be pleased to learn that …
|
Chúng tôi rất vui được thông báo rằng… Tôi rất vui được thông báo với bạn rằng… Bạn sẽ rất vui khi biết rằng…
|
Giving bad news -Thông báo tin xấu
|
We regret to inform you that … I’m afraid it would not be possible to … Unfortunately we cannot / we are unable to.. After careful consideration we have decided (not) to … |
Chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng… Tôi e là không thể…. Rất tiếc chúng tôi không thể… Sau khi xem xét kỹ lưỡng, chúng tôi đã quyết định sẽ không…
|
Referring to previous contact - Nhắc tới một việc trước đó
|
With reference to our telephone conversation yesterday… Further to our meeting last week … It was a pleasure meeting you in London last month. I would just like to confirm the main points we discussed on Tuesday. Regarding … / Concerning … / With regards to … As you told me,… As you mentioned in the previous one,… As I know what you wrote me,… |
Như chúng ta đã trao đổi qua cuộc điện thoại ngày hôm qua,… Như cuộc họp của chúng ta vào tuần trước.. Tôi rất vui vì cuộc gặp gỡ với bạn ở London vào tháng trước… Tôi muốn xác nhận về các nội dung chúng ta đã thảo luận vào thứ 3. Về vấn đề… / Liên quan đến… / Liên quan với… Như bạn đã nói với tôi… Như bạn đã đề cập trước đó… Như những gì bạn đã viết cho tôi…
|
Asked politely -Hỏi về một vấn đề nào đó một cách lịch sự .
|
I would be grateful if … I wonder if you could … Could you please …? Could you tell me something about …? I would particularly like to know … I would be interested in having more details about.. I would like to ask your help … |
Tôi sẽ biết ơn nếu… Tôi tự hỏi nếu bạn có thể… Bạn có thể vui lòng… Bạn có thể cho tôi biêt về… Tôi đăc biệt muốn biết… Tôi quan tấm đến việc có thêm chi tiết về việc… Tôi muốn nhờ sự giúp đỡ của bạn về…
|
Các Marketer hiện đại đang sử dụng email làm một công cụ marketing đắc lực .
Making a request – Đưa ra lời yêu cầu
|
We would appreciate it if you would … I would be grateful if you could … Could you please send me … Could you possibly tell us / let us have … In addition, I would like to receive … It would be helpful if you could send us … Please let me know what action you propose to take.. |
Chúng tôi đánh giá cao nếu bạn có thể… Tôi rất cảm kích nếu bạn có thể… Bạn có thể gửi cho tôi… Bạn có thể cho chúng tôi biết… Thêm nữa, tôi muốn nhận được…. Thật sự rất tốt nếu bạn gửi chúng tôi… Xin cho tôi biết phương hướng giải quyết của bạn..
|
Offering help – Đưa ra lời giúp đỡ
|
Would you like us to …? We would be happy to … We are quite willing to … Our company would be pleased to … |
Bạn có muốn chúng tôi…? Chúng tôi sẽ rất hân hạnh được… Chúng tôi rất sẵn sàng… Công ty chúng tôi rất sẵn lòng…
|
Complaining – Phàn nàn
|
I am writing to express my dissatisfaction with … I am writing to complain about … Please note that the goods we ordered on (date) have not yet arrived. We regret to inform you that our order number …. is now considerably overdue.
|
Tôi viết thư này nhằm bày tỏ sự không hài lòng với… Tôi viết nhằm than phiền/ khiếu nại về…. Xin lưu ý rằng hàng chúng tôi đã đặt ngày ….vẫn chưa đến. Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng đơn hàng số…. của chúng tôi đã bị quá hạn khá lâu.
|
5.CONCLUDING SENTENCE ( KẾT THÚC EMAIL )
Để kết thúc Email , bạn có thể dùng một số cấu trúc sau đây .
|
Let me know if you need anymore information. Please get back to me as soon as possible. I look forward to hearing from you soon. Feel free to contact me if you need further information/ Please do not hesitate to contact me. I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible. I look forward to… Please respond at your earliest convenience. |
Hãy cho tôi biết nếu bạn cần thêm thông tin nhé . Hãy trả lời tôi sớm nhất có thể . Tôi rất mong nghe tin sớm từ bạn. Đừng ngại liên hệ với tôi nếu bạn cần thêm thông tin / Đừng ngần ngại liên hệ tôi nếu bạn cần thêm thông tin. Tôi sẽ rất cảm ơn nếu bạn có thể giải quyết vấn đề này càng sớm càng tốt. Tôi rất trông đợi… Xin hãy hồi âm ngay khi bạn có thể .
|
6. SIGNING OFF
SIGNING OFF gồm 2 phần, đó là họ tên người gửi và những dòng kính thư đi kèm :
|
Trường hợp không trang trọng |
Trường hợp trang trọng |
|
Best, Best wishes, Regards, Take care, Bye,
|
Best regards, Warm regards,
|
Thống kê cho thấy mọi người thích những bức email có lời cảm ơn ở cuối cùng hơn là không có .
Lưu ý:
Khi dùng Dear Ms/Mrs + surname ở đầu email thì sử dụng à Yours sincerely,
Khi dùng Dear Sir/madam ở đầu email thì sử dụng à Yours faithfully,
Kiến thức sẽ vẫn nằm trên trang giấy nếu bạn không thực hành . Hãy tập viết những bức thư bằng email và nhờ một người giỏi hơn bạn hướng dẫn cho bạn . Thực hành liên tục và tự đánh giá , sửa sai và bạn sẽ làm chủ kỹ năng này . Tiếng Anh IKUN chúc bạn thành công.
.JPG)
MUỐN THĂNG TIẾN NHỚ ĐẾN IKUN !!!
TRUNG TÂM ANH NGỮ CÔ THÚY IKUN
Địa chỉ: B2, Phan Văn Trị, phường 7, Gò Vấp
Sđt: 08 3989 0653 – HOTLINE: 0909 923 897 (Ms. Thúy)
Facebook: Cô Thúy Toeic – Ielts
Website: tienganhikun.com
Các tin liên quan:
Địa chỉ : B2, đường Phan Văn Trị, P.7, Q.Gò Vấp
Hotline : 028.3989.0653 – 028. 3989 6669
Email : cothuyikun@gmail.com
Website : https://tienganhikun.com/
