BẮT ĐẦU VÀ KẾT THÚC BUSINESS EMAIL BẰNG CÁCH MỚI

Làm thế nào tôi nên bắt đầu và kết thúc một email doanh nghiệp?

Cách cũ

Khi tôi còn học tiểu học, tôi nhớ đã học làm thế nào để viết một lá thư. Một lá thư kinh doanh được cho đi như thế này:

Mr./Mrs./Ms thân mến. (Họ):

(Viết tin nhắn ở đây.)

Trân trọng,

(Tên đầy đủ của bạn)

Khi tôi tốt nghiệp đại học và bắt đầu tìm kiếm một công việc, tôi đã viết thư và email theo cách này lần đầu tiên. Nhưng sau đó tôi nhận ra rằng những người khác không được viết rất chính thức. Tôi bắt đầu nhận ra rằng các email chính thức của tôi có vẻ hơi ngớ ngẩn để đồng nghiệp và những người tôi đang làm kinh doanh với tôi.

Cách mới.

Đây là định dạng bây giờ tôi sử dụng cho 95% email công việc liên quan đến tôi:

Hi (Tên),

(Thông điệp của tôi)

Cảm ơn,

Aaron

Trong thế giới kinh doanh hiện đại của Mỹ, nó là tốt hơn để được chính thức. Thậm chí nếu bạn chưa bao giờ gặp một người nào đó - ngay cả khi họ ai đó thực sự quan trọng - bạn có thể:

 thư cho họ bằng tên của họ

sử dụng dấu phẩy sau lời chào (trong khi phong cách cũ là sử dụng dấu hai chấm ":" cho thư tín thương mại)

gần gũi với một từ đơn giản như "Cảm ơn" thay cho cụm từ cổ điển như "Trân trọng"

chỉ ký tên đầu tiên của bạn ở cuối

Viết một chút tình cờ làm cho truyền thông có vẻ thân thiện hơn.

Những ngày này, email được đề cập trong một phong cách cổ điển, chính thức thực sự có vẻ đáng ngờ. Ví dụ, đôi khi tôi nhận được email lừa đảo bắt đầu ra theo cách này:

Dear Sir hoặc Madam:

Tôi đang liên hệ với bạn cho một giao dịch kinh doanh hợp pháp ...

Thậm chí nếu các email không phải là lừa đảo, một lời chào rất chính thức làm cho tôi nghĩ rằng nhà văn thật sự không biết tôi là ai và chỉ viết để có được một cái gì đó từ tôi.

Tất nhiên, một số nước và một số ngành công nghiệp có thể khác nhau. Ví dụ, nếu bạn đang viết cho một thẩm phán, bạn nên có thể sử dụng một phong cách chính thức hơn. Và nếu bạn nhận thấy rằng những người bạn làm ăn với viết chính thức, bạn nên làm như vậy.